Square（スクエア）で領収書は発行できる？発行方法・設定手順を詳しく解説

キャッシュレス決済サービスのスクエアを導入したいけれど、「領収書は発行できるの？」と不安に感じていませんか。

特に法人のお客様が多い店舗では、領収書発行は必須の機能といえるでしょう。

結論からいうと、スクエアでは紙の領収書も電子領収書も簡単に発行できます。

この記事では、スクエアで発行できるレシートや領収書の種類、必要な機器、具体的な発行方法まで詳しく解説します。

領収書発行の注意点やよくある質問にも答えていますので、スクエア導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

スクエアは領収書を発行できる？発行可能なレシートの種類

スクエアでは決済時にさまざまな形式のレシートや領収書を発行できます。

お客様のニーズや店舗の運営スタイルに合わせて、以下の2つから選択可能です。

①紙レシート

紙レシートは、Square Terminalなどのプリンター内蔵端末や外部プリンターを使って印刷するレシートです。

決済が完了すると自動で印刷され、その場でお客様に手渡せます。

店舗名や購入日時、商品名、金額などの基本情報が記載されており、お買い物の証明として利用できるでしょう。

飲食店や小売店など、対面販売を行う店舗で広く使われています。

紙で受け取りたいというお客様の要望にも、すぐに対応可能です。

②電子レシート

電子レシートは、お客様のメールアドレスや電話番号に送信するデジタル形式のレシートです。

紙を使わないため環境にやさしく、印刷コストもかかりません。

お客様はスマートフォンでいつでも確認でき、紛失の心配もありません。決済時にメールアドレスや電話番号を入力すれば、自動で送信されます。

最近では電子レシートを希望するお客様も増えており、ペーパーレス化を進めたい店舗にとって便利な選択肢といえます。

スクエアで領収書を発行するために必要な機器

スクエアで紙の領収書やレシートを発行するには、印刷機能を持つ機器が必要です。

主に以下の2つの方法から選べます。

プリンター内蔵型のSquare Terminal

Square Terminalは、レシートプリンターを内蔵したオールインワン型の決済端末です。

タッチスクリーン操作で直感的に使えて、決済からレシート印刷までこれ一台で完結します。

別途プリンターを購入する必要がなく、配線もシンプルなため、初めてキャッシュレス決済を導入する店舗におすすめでしょう。

バッテリー内蔵で持ち運びもできるため、移動販売やイベント出店でも活躍します。

価格は46,980円で、レシートプリンター付きとしてはコストパフォーマンスに優れています。

外部プリンターを接続して使用する方法

Square ReaderやSquare Standなど、プリンター非内蔵の端末を使う場合は、外部プリンターを接続すればレシート印刷が可能です。

スクエアが推奨する対応プリンターをBluetoothやUSBで接続するだけで、簡単に印刷環境を整えられます。

すでにレシートプリンターを持っている店舗なら、追加投資を抑えられるでしょう。

ただし、プリンターの設定や接続が必要になるため、Square Terminalと比べると導入の手間は少し増えます。

スクエアで領収書を発行する方法と設定手順

スクエアで領収書やレシートを発行するには、事前の設定と正しい操作手順を理解しておく必要があります。

ここでは以下の3つの発行方法について詳しく解説します。

紙レシート・領収書の発行手順

紙のレシートや領収書を発行するには、まず決済を完了させます。

Square Terminalの場合、決済完了画面で「レシートを印刷」を選択すれば自動で印刷が始まります。

領収書として発行したい場合は、決済後に「領収書」を選択し、宛名や但し書きを入力してから印刷してください。

外部プリンターを使用している場合も、基本的な流れは同じです。

印刷されたレシートには、店舗情報や購入明細、日付などが記載されており、そのままお客様に手渡せます。

電子レシートの発行と送信方法

電子レシートを送信するには、決済時または決済後にお客様のメールアドレスか電話番号を入力します。

Square POSレジアプリの決済完了画面で「レシートを送信」を選択し、連絡先情報を入力すれば自動で送信されるでしょう。

お客様が事前にメールアドレスや電話番号を登録している場合は、入力を省略できて便利です。

送信された電子レシートには、紙のレシートと同じ情報が記載されており、PDFファイルとしてダウンロードすることもできます。

レシート内容のカスタマイズ設定

スクエアでは、レシートに表示される情報をカスタマイズできます。

Square データの「設定」から「レシート」を選択すると、店舗のロゴや連絡先、営業時間などを追加可能です。

お客様へのメッセージやSNSアカウント、ウェブサイトのURLを記載することもでき、リピーター獲得につながるでしょう。

また、商品の明細表示方法も選択できます。シンプルに合計金額のみを表示することも、詳細な内訳を記載することも可能なため、業種や用途に合わせて設定してください。

スクエアの領収書発行で押さえるべき注意点

領収書を発行する際には、法律で定められた要件を満たす必要があります。

また、再発行やトラブル対応についても正しい知識を持っておくと安心です。

ここでは以下の3つの注意点を確認しましょう。

領収書には必須記載事項を漏れなく記入する

税法上、正式な領収書として認められるには、5つの項目を記載する必要があります。

スクエアでは基本的にこれらの情報が自動で記載されますが、宛名や但し書きは手動で入力する必要があるでしょう。

特に5万円以上の取引では収入印紙が必要になるため、忘れずに貼付してください。

電子領収書の場合は収入印紙が不要ですが、必須項目はすべて記載しましょう。

適切な領収書発行は、お客様との信頼関係を築く上でも重要といえます。

領収書の再発行依頼には慎重に対応する

領収書の再発行は、二重計上のリスクがあるため慎重な対応が求められます。

再発行する際は、必ず元の領収書を回収するか、再発行である旨を明記してください。

スクエアのダッシュボードから過去の取引履歴を確認し、領収書を再印刷または再送信することは可能です。

ただし、再発行の理由や日時を記録しておくことをおすすめします。

悪意のある二重請求を防ぐためにも、再発行のルールを店舗内で決めておくとよいでしょう。

プリンター不具合時は電子レシートで対応する

レシートプリンターが故障したり、用紙が切れたりした場合でも、電子レシートなら問題なく発行できます。

Square Terminalやスクエアリーダーを使っている場合、プリンター不具合時の代替手段として電子レシート送信を活用しましょう。

お客様にメールアドレスや電話番号を教えていただければ、すぐに送信できます。

日頃から用紙の在庫を確認し、プリンターのメンテナンスを行うことも大切です。

トラブル時の対応手順を事前に決めておけば、スムーズに対応できるでしょう。

スクエアの領収書発行に関するよくある質問

最後にスクエアの領収書発行に関するよくある質問を紹介します。

スクエアの領収書をメールで送信できますか?

はい、スクエアでは領収書をメールで送信できます。

決済後に「領収書」を選択し、お客様のメールアドレスを入力すれば自動で送信されるでしょう。

PDFファイルとして送られるため、お客様はスマートフォンやパソコンで保存・印刷が可能です。電子領収書は紙の領収書と同じ法的効力を持ち、経費精算にも使用できます。

環境にやさしく、郵送コストもかからない便利な方法といえます。

スクエアの領収書をPDF形式で保存できますか?

はい、スクエアで発行した領収書はPDF形式で保存できます。

メールで送信された電子領収書は、自動的にPDFファイルとして添付されています。

また、Square データの取引履歴から過去の領収書を表示し、PDFとしてダウンロードすることも可能です。

保存したPDFは、会計ソフトへの取り込みや税務申告の資料として活用できるでしょう。

デジタル管理により、紙の書類を保管するスペースや手間も削減できます。

スクエアで明細なし・金額のみの領収書は発行できますか?

はい、スクエアでは商品明細を非表示にして、合計金額のみを記載した領収書を発行できます。

Square データの設定画面で「レシート」を選択し、「明細を非表示」のオプションを有効にしてください。

この設定により、購入した商品の詳細は表示されず、合計金額と必須項目のみが記載された領収書が発行されます。

プライバシーに配慮が必要な商品を扱う店舗や、シンプルな領収書を希望されるお客様に対応できるでしょう。

ただし、但し書きは手動で入力する必要があります。

スクエアリンク決済でも領収書は発行できますか?

はい、Square 請求書やSquare オンラインチェックアウトなど、リンク決済でも領収書を発行できます。

オンライン決済が完了すると、お客様に自動でメールが送信され、そこに領収書のダウンロードリンクが含まれています。

お客様自身でPDFをダウンロードして保存できるため、店舗側で個別に送信する手間はかかりません。

対面販売だけでなく、オンライン販売でも適切な領収書発行ができるため、多様な販売チャネルに対応できるでしょう。

スクエアで発行した領収書を再発行する方法は?

Square データにログインし、「取引」から該当する取引履歴を探してください。

取引詳細画面で「領収書を再送信」または「領収書を再印刷」を選択すれば、再発行できます。

ただし、再発行の際は必ず元の領収書を回収するか、「再発行」と明記することをおすすめします。

二重計上を防ぐためにも、再発行の理由と日時を記録しておくとよいでしょう。

過去の取引履歴は長期間保存されているため、数ヶ月前の領収書でも再発行が可能です。

まとめ:スクエアなら領収書発行も簡単で便利

スクエアは紙のレシート、電子レシート、正式な領収書のすべてに対応しており、お客様のニーズに柔軟に応えられます。

Square Terminalならプリンター内蔵で追加機器は不要ですし、外部プリンターを接続する方法も選択可能です。

発行方法も簡単で、決済後に数タップするだけで印刷やメール送信ができるでしょう。

領収書の必須記載事項を守り、再発行時は慎重に対応すれば、法的にも問題ありません。

オンライン決済でも領収書を自動発行できるため、あらゆる販売シーンで活躍します。

スクエアを活用すれば、領収書発行の手間を大幅に削減しながら、お客様満足度を高められるでしょう。